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O que é e para que serve o Controlo de Gestão?

marco.l.marques@gmail.com (Marco Marques) — Wed, 30 Nov 2022 19:55:05 GMT

Controlo de Gestão: o que é e para que serve?

O Controlo de Gestão é um sistema - constituído por processos, ferramentas e pessoas - que visa obter informação para monitorizar e influenciar o (bom) desempenho de uma organização em todas as suas vertentes (económica, humana, comercial, operacional, etc.).

O controlo de Gestão tem como horizonte o atingimento recorrente dos objetivos existenciais e intermédios da organização. O Controlo de Gestão deve servir toda a Gestão da organização, em todas as suas diferentes áreas operacionais e a todos os níveis (e não somente para preparar os resultados para a Gestão de topo, como muita gente erroneamente assume).

O Departamento de Controlo de Gestão

Normalmente o Controlo de Gestão materializa-se num departamento existente nas organizações, o qual trabalha matricialmente com todas as áreas da mesma. Por norma, o Departamento de Controlo de Gestão depende hierarquicamente da Direção Geral (o que é menos comum, mas mais correto) ou da Direção Financeira (mais frequente, mas menos adequado).

Esta última realidade tem feito com que o Controlo de Gestão seja habitualmente visto como uma área financeira, o que não corresponde à verdade, pois este departamento preocupa-se com a monitorização de todos os recursos ao serviço da empresa e não apenas do dinheiro enquanto recurso-chave para o funcionamento da organização.

O recurso ‘dinheiro’ (i.e. enquanto meio de pagamento ou reserva de valor) é um dos muitos recursos essenciais ao funcionamento das organizações (os quais contemplam desde o economato, mobiliário, viaturas até às pessoas, matérias-primas, energia, serviços, etc.) e é nessa condição - enquanto meio de pagamento e de reserva de valor - que é objeto da responsabilidade dos departamentos ditos financeiros.

O âmbito de atuação do Controlo de Gestão

No entanto, o dinheiro, para além de ser um dos recursos essenciais ao funcionamento das organizações, é também O Objetivo principal das organizações (pelo menos daquelas com fins lucrativos), sobretudo na sua forma (ou variante) conhecida por rentabilidade (ou criação de valor). Para perseguir esta variante do dinheiro (dita rentabilidade) é fundamental garantir a otimização de todos os recursos da organização através da sua tradução financeira direta (i.e. custo) ou através de indicadores (i.e. KPIs) que, de forma mais ou menos direta, procuram avaliar a eficiência da utilização desses mesmos recursos. Além disso, para gerir a rentabilidade no negócio não basta olhar somente para o custo dos recursos. É também necessário olhar para a geração de proveitos, os quais são normalmente obtidos através da venda de produtos e serviços.

Por definição, o departamento que dentro da organização se encarrega da gestão e otimização dos custos e dos proveitos é o Controlo de Gestão e com esta função – ao procurar constantemente a melhor equação entre custos e proveitos do negócio – detém assim a responsabilidade máxima sobre o objetivo final da organização: a rentabilidade ou criação de valor. Por esta razão o Controlo de Gestão deve depender da Direção Geral, o mail alto nível de responsabilidade dentro da Organização

Curiosamente, é esta sua preocupação com esta variante do dinheiro (i.e. rentabilidade) que granjeia erroneamente ao Controlo de Gestão o rótulo de departamento de cariz financeiro quando este se trata efetivamente do departamento mais elementar (e geral) da gestão.

Coaching em Excel: a forma mais efetiva de aprender Excel

Thu, 17 Feb 2022 16:00:25 GMT

O Excel é incontornável

Não consigo imaginar muitas tarefas ou funções empresariais em que o Excel não seja, no mínimo, uma preciosa ajuda tanto a nível pessoal como, por inerência, para as próprias empresas. E também nunca nos meus 25 anos de experiência vi ou soube de uma única empresa que não utilizasse o Excel.

Desde que descobri as folhas de cálculo (ainda com o Lotus 123) que as mesmas não deixaram de fazer parte da minha vida e do meu trabalho, não por causa das especificidades da minha área profissional ou de estudo, mas sim porque desde logo senti que aquela ferramenta funcionava como uma extensão natural do meu cérebro e virtualmente aplicável a tudo aquilo que faço com recurso a esse órgão. Naturalmente, hoje em dia a ferramenta de folha de cálculo continua a estar presente no meu quotidiano, já não através do Lotus 123 mas sim através do Microsoft Excel. Esta colaboração quase simbiótica entre o meu cérebro e o Excel permite-me potenciar indefinidamente a minha capacidade de trabalho ao aliar a criatividade e raciocínio proporcionada pelo meu cérebro humano à potência quase ilimitada de cálculo e processamento proporcionada pela máquina Excel. Daí que me seja tão difícil imaginar as tais tarefas empresariais onde o Excel não seja, no mínimo, uma grande ajuda, que é o mesmo que dizer: indispensável. E daí também que seja tão penoso observar as inúmeras situações de ineficiência, dificuldade e pouca motivação por parte de colaboradores em realizar as suas tarefas, o que podia ser facilmente melhorado ou mesmo ultrapassado com um simples treino e/ou investimento pessoal na descoberta do mundo Excel.

Mais Excel, melhores colaboradores e melhores empresas!

As empresas são formadas por pessoas e quanto melhores estas forem (eficientes, eficazes e motivadas) melhores serão as primeiras: não há como escapar a esta verdade! E os colaboradores são seres humanos que de forma inata gostam de melhorar e de se sentirem continuamente mais úteis. Ao proporcionarem condições para isto acontecer, as empresas estão a contribuir para a sua própria performance e riqueza. Uma das vertentes em que isto deve ser proporcionado é no incentivo aos colaboradores para a descoberta e exploração do Excel. O Excel proporciona aos colaboradores a capacidade para calcularem, organizarem e avaliarem dados quantitativos, permitindo que os managers e o sénior staff recebam a informação e insights que necessitam para tomar melhores decisões que afetam o negócio e a empresa. Existem portanto muitos benefícios na literacia Excel dos colaboradores, tanto para os próprios como, por consequência disso mesmo, para a empresas.

Para os colaboradores:

Melhoria da base de competências e capacidades
Aumento da eficiência e produtividade
Melhor organização dos dados e da informação
Sensação de que se é um membro mais valioso para a empresa
Trabalho facilitado e maior motivação

Para as empresas:

Aumento da eficiência e produtividade
Rentabilização de um ativo já disponível (Excel) evitando gastos adicionais em novos softwares
Desenvolvimento dos Colaboradores com pouco investimento e esforço
Redução dos níveis de stress dos seus colaboradores (e do departamento de IT)
Transformação do trabalho numa experiência mais satisfatória

Promover a abordagem exploratória do Excel: Coaching em Excel

A WHY Consulting não contempla nos serviços disponibilizados aos seus clientes o treino e formação ‘clássica’ em Excel (i.e. cursos standard de Excel ministrados em sala de formação) porque acreditamos que o Excel é algo que deve ser explorado proativamente pelo próprio colaborador à medida das necessidades sentidas no seu posto de trabalho. Acreditamos que o melhor mindset para qualquer pessoa aprender Excel é pensar da seguinte forma perante um problema ou obstáculo:

«o Excel tem uma solução indicada para isto e eu só tenho de encontrá-la».

Uma aprendizagem obtida por esta via fica bem enraízada na memória e aplicar-se-á de imediato perante novos obstáculos semelhantes, abrindo desta forma forma a capacidade (e a autoconfiança!) para a continuação da exploração individual por maior literacia no Excel.

Foi desta forma que este autor aprendeu o Excel e é esta a única forma que considero realmente efetiva: cada um por si à medida das suas necessidades, motivado a progredir pelas descobertas que vai fazendo e pela realização dos benefícios que daí advêm. Por esta razão a WHY Consulting não proporciona a dita formação clássica. Alternativamente, proporcionamos consultoria aos nossos clientes, disponibilizando-nos para rever e melhorar os ficheiros (e processos) utilizados pelos seus colaboradores, sempre em colaboração com os mesmos, partilhando o processo e as razões por trás dessas melhorias. Os ficheiros de trabalho assim otimizados não deixam de pertencer aos próprios colaboradores, pois eles devem continuar a sentir-se inteiramente (mais) confortáveis com eles.

A esta aprendizagem exploratória e (inicialmente) assistida do Excel chamamos ‘COACHING EM EXCEL’!

Como funciona o Coaching em Excel?

Apresentamos o nosso método aos seus colaboradores e manifestamos a nossa disponibilidade.
Estamos fisicamente presentes, lado a lado, com os seus colaboradores nos seus próprios locais de trabalho, numa espécie de ‘Help Desk’ de Excel.
Cada colaborador identifica previamente pelo menos um ficheiro de trabalho que sinta necessitar de melhorias ou identifica um processo em que tenha dúvidas e necessite de apoio para o desenvolvimento do respetivo ficheiro de suporte.
Suportamos os seus colaboradores na melhoria dos próprios ficheiros ou na criação dos processos previamente identificados, respeitando a cadência de aprendizagem de cada um bem como o seu patamar de conhecimentos Excel.
Estamos permanentemente disponíveis para responder a quaisquer dúvidas pontuais de qualquer colaborador que surjam durante as nossas sessões de coaching.
Existe uma agenda de marcações para organizar e gerir os tempos que dedicaremos a cada colaborador durante estas sessões.
Sugerimos inicialmente que se considere 1 dia de coaching por cada 2 colaboradores e pelo menos 2 sessões: por exemplo, se tem 6 colaboradores visados, sugerimos 3 dias de coaching x 2 sessões em semanas consecutivas, o que resulta num total de 6 (i.e. 3+3) dias de consultoria.
Ficamos disponíveis durante os 3 meses seguintes para responder a quaisquer dúvidas dos seus colaboradores que nos sejam enviadas por email (pedidos mais complexos e/ou demorados poderão ser sujeitos a apresentação de proposta de orçamento).
Esperamos desta forma semear e fomentar o Excel junto dos seus colaboradores, demonstrando algumas das suas capacidades e estabelecendo a motivação e auto-confiança para que isso continue a germinar cada vez mais após a nossa visita.

Se gostou deste approach e pensa que ele tem viabilidade no seu caso ou da sua empresa, pode contratar-nos para uns dias de acompanhamento presencial aos seus colaboradores, ajudando-os nas dúvidas que tenham e nas melhorias que sentem necessárias aos seus ficheiros de trabalho.

Se pretender falar melhor do seu caso clique no botão abaixo para nos contatar sem qualquer compromisso.

Desmistificando o Power Pivot (ou Data Model) no Excel

marco.l.marques@gmail.com (Marco Marques) — Wed, 16 Feb 2022 16:56:41 GMT

Power Pivot ou Data Model ?

Por vezes a Microsoft atribui designações a certas funções Excel que só complicam e fazem retrair os utilizadores menos aventurosos da exploração das mesmas. Durante algum tempo, isto passou-se comigo e com a função Power Pivot, mas quando afinal ganhei coragem e fui investigar, vi que se tratava de algo diferente e muito mais acessível do que imaginava. Afinal a Power Pivot não é mais do que uma normal PivotTable que permite ler dados de diferentes tabelas, necessariamente localizadas em locais diferentes de um mesmo ficheiro ou até dispersas por vários locais.

Quando temos uma única tabela de dados podemos sobre ela construir uma PivotTable. Quando temos múltiplas tabelas de dados podemos construir sobre elas uma Power Pivot. Portanto, o Power Pivot é uma simples PivotTable que tem a particularidade de ter como ‘source data’ os dados de diferentes tabelas. Porém, neste caso, as diversas tabelas que queremos consultar têm de estar relacionadas entre si através de campos comuns e/ou relações pré-estabelecidas entre os campos: isto sim é o que faz a diferença na função Power Pivot já que a funcionalidade PivotTables é rigorosamente idêntica àquela que já conhecemos (para aqueles que já conheciam as ‘normais’ PivotTables). Portanto, o verdadeiro busílis e essência da função Power Pivot não está nas PivotTables (que como disse, são rigorosamente as mesmas!) mas sim na possibilidade de criar a tal base de dados formada por múltiplas tabelas separadas e relacionadas entre si, a qual em Excel se designa por Data Model. Logo, a real função Excel que merece ser aqui falada é o Data Model e não a Power Pivot.

Considerações sobre designações à parte, o Data Model é mais uma função que - juntamente com o Power Query - eleva a capacidade de processamento do Excel para patamares nunca dantes vistos, para lá das dezenas de milhões de linhas de dados e naturalmente além do espartilho da limitação do nº máximo de linhas da worksheet. Isto permite ao Excel colocar o ‘tick’ em ‘Big Data’ entre a vasta lista das suas aplicações possíveis. Não desfazendo aquilo que acabo de afirmar, acrescento, porém, que o Data Model funcionará de forma mais fluida numa versão 64 bits de Excel.

O que é então o Data Model?

Tal como disse antes, o Data Model no Excel é uma base de dados que é formada por tabelas de dados que estão dispersas em dois ou mais locais e que têm uma relação entre si. Como solução clássica alternativa ao Power Pivot podemos sempre - recorrendo a funções do tipo ‘Vlookup’ ou equivalentes - construir numa worksheet uma tabela única juntando os dados dessas tabelas que pretendemos analisar. Caso o façamos, podemos depararmo-nos com diversos problemas (relacionados com o tamanho e a performance do ficheiro ou com a necessidade de fazer atualizações manuais sempre que existeirem novos dados), sendo que alguns desses problemas podem mesmo ser inultrapassáveis (no caso de necessitarmos de mais linhas de dados do aquelas que a worksheet dispõe). É portanto para contornar esta solução ‘classíca’ que o Excel dispõe do Data Model.

Como requisitos para poder criar o Data Model, os dados existentes nas várias localizações têm de estar formatados como uma tabela (Table) de Excel (o que se consegue fazendo CTRL+T quando estamos posicionados em cima de uma célula do grupo de dados), as diversas tabelas de dados que queremos analisar tem de ser adicionadas ao Data Model (‘Add to Data Model’) e as relações entre os campos das diferentes tabelas têm de ser criadas. Conceptualmente, a necessidade destas relações é fácil de entender: o Excel tem de saber qual o campo (coluna) de uma tabela que corresponde ao campo (coluna) da outra tabela, uma vez que os campos (colunas) podem ter nomes diferentes. Ou seja, temos que dizer ao Excel onde se encontram os campos idênticos entre tabelas diferentes para que a relação entre tabelas possa ser estabelecida. É o mesmo princípio que aplicamos quando fazemos Vlookup, apenas a sintaxe é diferente. O vídeo em anexo explica detalhadamente e de forma simples como efetuar estes passos (créditos: Canal Youtube ExcelcraftDotCom).

Com a criação do Data Model é como se dispuséssemos da tal base de dados da solução ‘clássica’ que referi antes, só que essa base de dados é virtual: apenas existe na memória do computador e não está residente em nenhuma worksheet do ficheiro. Para aceder e visualizar os dados dessa base de dados virtual (Data Model) podemos recorrer a uma PivotTable (que neste caso se chamará Power Pivot) e pode também nesse caso usar dados dessa base de dados virtual noutras zonas do seu ficheiro recorrendo à função GetPivotData para aí colocar os dados. Existe também no Excel uma função designada ‘Cube’ que se destina especificamente a extrair dados do Data Model sem a necessidade de ter de criar previamente uma PivotTable (Power Pivot). No entanto essa função ‘Cube’ obriga à aprendizagem de uma sintaxe inteiramente nova no Excel (que apenas serve para essa função) e adicionalmente, pelos testes que fiz, pareceu-me que existem ainda algumas arestas a limar por parte da Microsoft pelo que, de momento, prefiro ainda recorrer à PivotTable (Power Pivot) e à função GetPivotData no caso de necessitar extrair dados do Data Model para outras zonas do meu ficheiro.

Para quem já utilize PivotTables, o Data Model representa assim uma função muito útil e eficiente em Excel e que pode ser facilmente utilizada pelos utilizadores comuns com muito pouco investimento inicial na sua formação: basta visualizar o vídeo que anexo a este post. E acrescento que o Data Model não se aplica apenas nos casos de termos de lidar com quantidades massivas de dados: é também muito exequível quando pretendemos criar uma pequena base de dados recorrendo à informação de múltiplos ficheiros (ou de múltiplas tabelas no mesmo ficheiro) sem a necessidade de ter de repetir os dados ao reuni-los todos ‘fisicamente’ numa única worksheet, com consequências muito benignas no tamanho e performance do seu ficheiro.

Power Query: muito mais power para o Excel

marco.l.marques@gmail.com (Marco Marques) — Mon, 14 Feb 2022 15:45:40 GMT

Power Query: um breve contexto

Para um utilizador experiente de Excel existem poucos problemas (de dados) que não consiga ultrapassar. Munido de perseverança, pesquisa e criatividade (e algumas vezes de VBA) esse utilizador vai seguramente chegar a uma solução para o problema. A tendência natural de um profissional experiente em Excel será seguir um processo «dentro da caixa» como sempre seguiu em situações anteriores, pesquisando na biblioteca de fórmulas e funções por aquelas que mais se adequam às necessidades em questão e também estruturando o ficheiro da forma que mais se adequa à solução pretendida. Se na maioria dos casos este approach conduz à melhor solução para o problema em causa, existem também outras situações (sobretudo envolvendo maiores volumes e/ou formatos estranhos de dados) em que este caminho pode levar a ficheiros pouco eficientes (que requeiram demasiadas etapas de atualização por parte dos utilizadores), pouco eficazes (que consumam demasiada memória ou espaço de disco) e com performances infra ótimas (i.e. lentos!). A este tipo de approach – que é totalmente legítimo na maioria das situações – e que eu chamo de solução «dentro da caixa» contrapõem-se algumas outras funcionalidades tal como a que trago hoje aqui: Power Query.

Gosto de pensar no Power Query como «fora da caixa» porque ele começou por ser um add-inn externo nas versões Excel 2010 e Excel 2013, funcionado como uma ferramenta que corria paralelamente sobre o Excel, mas não era efetivamente parte integrante do pacote Excel base. Nas versões a partir do Excel 2016 esta funcionalidade (que entretanto perdeu o nome Power Query e passou a ser constar como «Get & Transform») passou a ser nativa, estando agora perfeitamente integrada com todo o restante espetro de funcionalidades do Excel e já não implica qualquer instalação de add-inn por parte do utilizador para poder ser utilizada. No entanto, esta funcionalidade tem o seu âmbito de atuação fora das habituais e quase palpáveis matrizes de linhas e colunas (i.e. worksheets) a que estamos habituados no Excel: sua ação decorre fora da vista e das Worksheets, algo que à primeira vista pode parecer desconfortável ao utilizador ‘comum’. Mal comparado, pode dizer-se que será um pouco como o VBA, cujos processamentos ocorrem em background e longe da vista, aparecendo posteriormente os resultados finais colados numa worksheet, sem quaisquer fórmulas ou outras funções que nos permitam efetuar a ligação aos dados originalmente existentes. A funcionalidade Power Query (ou ‘Get & Transform’ tal como aparece atualmente no menu Excel) de que falamos hoje é um pouco assim – no sentido de ter a sua ação a decorrer fora das nossas ‘worksheets’ – mas terminam aí as comparações com o VBA. Naquilo que pode fazer por nós (e é muito), o Power Query é muito mais eficiente do que alguma vez seria algo semelhante feito em VBA e, não menos importante, o nível de investimento em aprendizagem que é requerido a um utilizador comum para poder usar minimamente as suas funcionalidades é uma ínfima (e realço ‘ínfima’) fração daquilo que teria de aprender para utilizar VBA. Aliás, para mim o VBA está num patamar totalmente diferente em termos de perfil de utilizador, estando mais adequado ao utilizador especialista em programação do que utilizador Excel mais ‘comum’ e também mais generalista nas suas funções. Pessoalmente sempre optei por fugir à utilização do VBA nos meus trabalhos em Excel: por um lado porque sempre fui bem sucedido em acreditar que existiam no Excel as funções necessárias para efetuar aquilo que pretendia (é só uma questão de procurar e combinar funções) e por outro, o VBA coloca a manutenção dos ficheiros em que foi utilizado fora da esfera dos utilizadores comuns, o que impede (ou dificulta muito) o corte do cordão umbilical entre quem criou o ficheiro e aqueles que o utilizam.

Portanto, esta ‘nova’ funcionalidade de que vos falo hoje reúne o melhor dos mundos: consegue fazer coisas nunca dantes vistas em Excel, de forma rápida e eficaz, atualizáveis com um único ‘refresh’ e lidando com volumes absurdos de dados, mas destina-se também ao utilizador ‘comum’ que com um mínimo de aprendizagem (por exemplo, assistindo a vídeos como os que anexo a este post – e há muitos mais donde estes vieram) conseguirá realizar facilmente e eficientemente tarefas em Excel nunca antes imaginadas.

Power Query: o que é e para que serve?

O Power Query é uma funcionalidade residente no Excel que permite extrair dados de múltiplas fontes, desde tabelas ou ranges no próprio ficheiro ou até outros ficheiros Excel, ficheiros de texto (até mesmo de PDF’s), de folders inteiros, de sites na internet e até de diversas bases de dados e que permite transformar todos esses dados para o formato desejado. Dito assim parece pouca coisa… mas, quando se percebe a ‘potência’ como o faz, encontramos as razões para ficarmos impressionados: o Power Query realiza todas essas tarefas de forma dinâmica, permitindo-nos automatizar todas as etapas do processo (de forma algo semelhante a quando procedemos à elaboração de uma macro por gravação) para que possam ser replicadas posteriormente sobre novos dados adicionais. Adicionalmente, o Power Query permite-nos também escolher o destino dos dados processados, o qual não tem necessariamente de ser uma worksheet dentro do nosso ficheiro. De facto, podemos simplesmente criar uma ligação em memória a esse processamento ou somente através de uma simples pivot table o que provoca 2 vantagens imediatas: a informação não pesa praticamente nada no tamanho e performance do ficheiro em que estamos a trabalhar e ficamos assim livres do número máximo de linhas de dados permitido pelo Excel. Desta forma conseguimos trabalhar com quantidades absurdas de dados (dezenas de milhões de linhas ou mais) e com uma fluidez de processamento notável.

Todos os comandos e etapas para fazer isto são novas e diferentes daquilo que encontramos tradicionalmente em fórmulas, funções e outras opções no menu do Excel (na realidade o Power Query tem um interface gráfico próprio) e por isso eu gosto de pensar no Power Query como um programa à parte que a Microsoft achou (e bem!) que deveria vir integralmente fundido com o Excel. É também por esta razão que podemos ser levados a pensar que necessitaremos do equivalente a um curso superior e anos de experiência para poder tirar verdadeiro partido do Power Query. Mas nada de mais errado! Apesar de diferente em ‘look and feel’ do resto do Excel, conseguimos facilmente utilizar o Power Query e retirar logo dele muitas vantagens procedendo apenas ao visionamento de um vídeo de alguns minutos.

Power Query: vídeos exemplificativos

O 1º vídeo que vos proponho é um breve exemplo que transmite já uma boa noção geral do Power Query e que especificamente nos ensina a realizar o ‘unpivot’ da informação, o que é só por si uma mega ajuda quando queremos colocar todos os campos em formato ‘tabular’ a partir de dados em que parte dos campos se encontram em linha e outra parte em coluna (por exemplo, quando temos a informação das vendas de cada mês numa coluna diferente e pretendemos ter a informação de vendas sempre numa mesma coluna e ter alternativamente uma outra coluna que nos indique o mês respetivo de cada linha). O crédito deste vídeo é do canal Youtube da Leila Gharani.

O 2º vídeo é um melhor exemplo de introdução geral ao Power Query e mostra um exemplo mais abrangente de transformação de dados, mas é também mais extenso. Os créditos do vídeo são da Mynda Treacy do canal Youtube «MyOnlineTrainningHub».

Agora que suspeita o que o Power Query pode fazer pelos seus dados e o quão acessível é a sua utilização já não tem desculpa para não passar a usá-lo. Vai certamente como eu ficar rendido às suas capacidades ao fim de pouco tempo.

Custos: Outsourcing vs Empregado

marco.l.marques@gmail.com (Marco Marques) — Wed, 23 Jun 2021 13:14:48 GMT

Outsourcing vs Empregado

Caso esteja dividido entre as possibilidades de avançar pela contratação de um novo colaborador ou de recorrer aos serviços de um profissional em outsourcing, atente primeiro nos seguintes aspetos:

Simplicidade e flexibilidade

Optando por outsourcing é possível que comece a receber a nossa ajuda já a partir de amanhã e dispõe também de total flexibilidade para terminar essa ajuda no momento que desejar. Num recrutamento, por se tratar de uma relação com expetativa de maior duração, o processo de ‘engagement’ é necessariamente mais elaborado e demorado. Após a entrada, o seu novo empregado terá também uma curva de aprendizagem mais prolongada e perante uma eventual necessidade de terminação da relação haverá que considerar os obstáculos e tramites legais a seguir. Terminada essa relação é provável que o seu ex-empregado siga caminho e nunca mais o torne a ver enquanto um consultor poderá sempre voltar a ser requisitado.

Custos

Existe a tendência para considerar (apenas) o salário do empregado como sendo o custo extra que o seu negócio terá de suportar por cada nova contratação. No entanto, esse é apenas um dos muitos custos extra (entre diretos e indiretos, imediatos e futuros) que o seu negócio irá suportar com cada nova contratação. Veja as diferenças:

O total dos custos diretos incorridos com um empregado médio pode ser aproximadamente estimado multiplicando o seu salário base pelo factor 1.5.

Como exemplo, considere um empregado com um salário mensal de 4000€. O seu custo anual aproximado será dado por:

Custo anual = 4000€ x 14 meses pagos x 1.5 = 84000€

Se considerarmos que um colaborador trabalha efetivamente em média 10.5 meses por ano (12 meses - 1 mês de férias - 1/2 mês para feriados e outras faltas) podemos obter o custo efetivo por mês trabalhado através da divisão do repetivo custo anual pelo nº de meses efetivamente trabalhados:

Custo mensal efetivo = 84000€ / 10.5 = 8000€

Ou seja, o custo do calaborador deste exemplo por cada mês de trabalho efetivo será de 8000€ e isto não considera custos indiretos originados pelo colaborador (e.g. formação, custos administrativos, indemnização em caso de rescisão futura, etc.) e consiste num custo totalmente invariável já que o colaborador deverá ser pago pela totalidade enquanto permanecer na empresa, independentemente do nível de ocupação a que seja sujeito.

Isto pode signifcar que, em termos económicos, a alternativa por um recurso equivalente em outsourcing - por oferecer total flexibilidade e variabilidade - poderá ser uma melhor solução mesmo tendo um preço acima do recurso interno (8000€ por mês, no exemplo) já que na prática esse valor apenas será cobrado pela fração dos dias - ou até das horas - efetivamente trabalhadas ao serviço da sua empresa.

O nosso fee

Praticamos um fee único pela prestação de qualquer um dos trabalhos que podemos fazer pelo seu negócio, o qual é atualmente de 575€ (+IVA) por cada dia de trabalho. Desta forma, a única variável que é necessário conhecer para poder orçamentar o custo do seu projeto é a estimativa da duração do mesmo. Contacte-nos para este efeito, sem qualquer compromisso.

O que é uma análise «Cause of Change»?

marco.l.marques@gmail.com (Marco Marques) — Wed, 26 May 2021 15:44:47 GMT

A Análise CoC (Cause of Change)

A Análise CoC é uma metodologia de cálculo que permite a segregação dos efeitos subjacentes às diferenças de performance entre 2 períodos (reais ou planeados), permitindo uma visão clara das razões inerentes à evolução do negócio. Ou seja, este cálculo permite decompor a variação de uma variável do negócio (por ex. da margem total gerada) entre 2 períodos diferentes nos seus respetivos efeitos de:

Volume : alteração ocorrida na margem por efeito de maior ou menor quantidade vendida dos produtos,
Preço : a alteração motivada na margem por alterações nos preços de venda de cada produto,
Custo : a alteração ocorrida na margem devido a alterações nos diversos custos unitários e
Mix : alterações ocorridas na margem em consequência de alteração nas ponderações relativas dos diversos produtos vendidos.

As variáveis do negócio que podem ser sujeitas a esta análise são várias. Dependendo do negócio em causa, pode fazer sentido fazer a análise CoC desde as Vendas até ao Resultado Líquido, incluindo também todo o que está entre ambos. A metodologia CoC apenas é necessária para o cálculo das variações até à fronteira dos resultados variáveis do negócio (normalmente designada por «Margem de Contribuição» ou simplesmente «Margem Variável»), já que as variações de todas as rubricas a partir daí podem (e devem) ser determinadas apenas como a variação absoluta entre os 2 períodos em análise.

Esta clareza de visão sobre a performance do negócio é fundamental pois cada ‘driver’ de alteração carece de diferentes medidas de gestão.

Vejamos isto melhor através dos seguintes exemplos.

Exemplo

Consideremos que num determinado negócio a Margem Bruta gerada no período N foi de 1000€ e de 1100€ no período N+1. À primeira vista existe uma evolução total de +100€ de Margem entre períodos, o que é verdade, mas isso pode não ser necessariamente motivo de congratulação para os gestores do negócio patente neste exemplo, nem lhes indica a razão dessa variação, não permitindo assim inferir quais as medidas de gestão que devem ser tomadas... Para melhor ilustrar o que dizemos, vamos considerar 3 cenários alternativos da situação descrita, nas quais o aumento na Margem Bruta é sempre de +100€mas nos quais as causas subjacentes - e as medidas de gestão necessárias - são significativamente diferentes.

Cenário 1

Neste cenário estamos perante um aumento do custo dos produtos vendidos, o qual origina uma quebra de -200€ na Margem Bruta (MB). Para tentar compensar esse aumento de custos terá sido efetuado um aumento nos preços de venda, o qual apenas contribuiu com +100€ para o aumento de MB, não compensando assim na totalidade o impacto sofrido pelo já referido aumento de custos, e que terá ainda sido responsável pela quebra no volume de vendas, o que contribuiu com -200€ para a MB. Finalmente, verificiou-se um efeito muito positivo ao nível do Mix de produtos vendidos, que contribuiu com +400€ para a MB, o que pode ter sido resultado de fatores extermos e ocasionais (por ex. movimentos da concorrência) como pode ter sido induzido propositamente, por exemplo através de uma qualquer promoção dirigida aos produtos em causa.

A variação da MB resultou assim de: -200€ (volume) + 100€ (preço) - 200€ (custo) + 400€ (mix) = +100€ MB

Cenário 2

Neste cenário estamos perante um aumento de MB resultante de um significativo aumento no volume de vendas, o qual contribuiu com +400€ para a MB. No entanto, esse efeito positivo foi parcialmente anulado por uma redução dos preços de venda (com impacto -100€ em MB), um aumento no custo dos produtos vendidos (com impacto também de -100€ em MB), possivelmente causado por inflação das respetivas matérias-primas, e de uma degradação no mix dos produtos vendidos, o que gerou também um quebra de -100€ em MB. O aumento de volume poderá ter sido conseguido à custa da redução de preços, a qual deveria ter sido de aumento (e não diminuição) para compensar o aumento no custo dos produtos vendidos. Uma vez que a concorrência direta terá optado por subir os seus preços para compensar os já referidos aumentos de custos nas matérias-primas, o resultado foi uma transferência de volume para este negócio. No entanto, esta situação pode não ser sustentável pois a este aumento de MB absoluta (ou massa de margem) corresponde certamente uma diluição elevada da rentabilidade % do negócio.

Cenário 3

Finalmente, neste 3º cenário, temos novamente um panorama de aumento no custo (por exemplo devido aos preços das matérias-primas) dos produtos vendidos (com impacto -150€ em MB). A gestão deste negócio terá decidido refletir este aumento de custos de forma apenas parcial nos preços de venda, o que ainda assim contribuiu positivamente com +100€ para a MB, e terá deixado os seus produtos mais baratos que os da concorrência (que terá provavelmene optado por refletir em preço de venda a totalidade do aumento de custos), permitindo um aumento de volume de vendas, o qual contribuiu com +100€ para a MB. O mix de produtos vendidos ajudou ao aumento da MB com +50€ possivelmente devido a uma campanha direcionada aos produtos de melhor margem.

Conclusão

Em todos estes cenários alternativos vemos que o ponto de partida (Margem Bruta do período N) e o ponto de chegada (Margem Bruta do período N+1) são comuns. No entanto, vimos que o 'caminho' seguido em cada um terá sido muito diferente, o que irá requerer medidas de gestão diferentes para lidar com cada uma. A análise CoC é o cálculo - que pode ser montado e replicado periodamente em Excel - que permite detalhar as causas inerentes à performance do negócio. A WHY Consulting pode ajudá-lo na criação deste processo para o seu negócio.

O que é o CUBO?

marco.l.marques@gmail.com (Marco Marques) — Wed, 26 May 2021 13:29:56 GMT

O que é um Cubo?

O nome ‘cubo’ (de dados) está associado à ideia do Cubo Rubik no qual se podem combinar todas as peças para obter qualquer combinação possível. O Cubo (de dados) aqui referido tem a mesma lógica, mas não está limitado às 3 dimensões geométricas do cubo físico, podendo assim ter muito mais do que apenas 3 dimensões de informação, sendo por isso também designado por ‘hipercubo’. Um Cubo (OLAP) é conceito de BI que consiste numa base de dados com uma estrutura multidimensional, ou seja, que combina várias ‘Dimensões’ (por ex. Tempo, Geografia, Cliente, Produto, Gestor de Conta, etc.) com as respetivas ‘Medidas’ (por ex. Vendas, Descontos, COGS, Comissões, Budget, etc.). Deste modo, o Cubo permite efetuar análises multidimensionais com qualquer combinação possível entre as ‘Dimensões’ e ‘Medidas’ existentes. Para a grande maioria dos casos, estes dados podem ser preparados, publicados, visualizados e manipulados de forma simples recorrendo ao Microsoft Excel.

Para que serve?

Construir um Cubo com a informação do seu negócio proporciona uma informação de gestão riquíssima pois permite integrar toda a informação da performance do seu negócio e visualizar qualquer combinação que possa imaginar: desde vendas por cliente e produto (respondendo a quanto vendeu de cada produto em cada cliente em cada momento) até à rentabilidade da venda por cliente e produto (respondendo a qual foi o retorno da venda de cada produto em cada cliente em cada momento)! Assim, de entre todas as questões que poderá responder através do Cubo, a mais preciosa é talvez poder aferir nitidamente a rentabilidade de cada um dos drivers do negócio (i.e. produtos e clientes), tornando assim possível tomar as necessárias medidas corretivas para afinar ao máximo todas as variáveis envolvidas (i.e. preço, volume e os diversos custos envolvidos) para maximizar o lucro. Ou seja, fica claríssimo para a gestão ‘onde’ e ‘como’ deve atuar!

Como se obtém?

A informação que constitui o Cubo é obtida através de um processo pré-estabelecido no negócio. Para criar esse processo será necessário definir a estrutura de dados que pretendemos para a informação, identificar as melhores fontes de informação, formatar essa informação e processá-la o mínimo indispensável para assim obter o Cubo. É nisto que a WHY CONSULTING pode ajudar: a criação do processo para a obtenção do Cubo que faça sentido para o seu negócio! Depois de implementado, o processo de obtenção do Cubo será transmitido aos seus colaboradores para que o possam replicar periodicamente, continuando assim a dispor do Cubo de informação sempre atualizado.

Exemplo

Faça download deste ficheiro Excel totalmente funcional contendo um exemplo de Cubo para um negócio genérico com clientes e produtos. Veja a estrutura da Base de Dados e teste também as pivots construídas sobre a mesma e altere as seleções. Note a facilidade e rapidez com pode trocar as informaçãoes visualizadas e a quantidade de reports que poderia indexar a esta informação . Imagine só se estes dados fossem da sua empresa...